2017

Governance

Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het functioneren van de Raad van Bestuur van Woonstad Rotterdam en de met haar verbonden ondernemingen. De wijze waarop dat gebeurt, is beschreven in de nota Visie op Bestuur en Toezicht, gepubliceerd op de website. Over de werkzaamheden en activiteiten van de raad legt deze in haar jaarverslag verantwoording af.

Raad van Bestuur

Samenstelling en Nevenfuncties

De stichting Woonstad Rotterdam is een Toegelaten Instelling en wordt bestuurd door de Raad van Bestuur (RvB). De samenstelling van het bestuur is in 2017 niet gewijzigd en bestaat uit:

  • mevrouw drs. M.B.T. Molenaar (1958), voorzitter

  • de heer drs. R.J. Feenstra RA (1959), lid

Mevrouw Molenaar had in 2017 de volgende nevenfuncties:

  • voorzitter van de stichting Vrienden van Mikumi

  • voorzitter van de Raad van Toezicht van de stichting MUZU te Rotterdam

  • lid van de Raad van Commissarissen van ENZA te Enkhuizen

  • lid van de Raad van Commissarissen van Menzis te Wageningen

De heer Feenstra had in 2017 de volgende nevenfuncties:

  • lid van het verantwoordingsorgaan Stichting Pensioenfonds Woningcorporaties

  • lid van de Raad van Toezicht van de stichting Jeugdbescherming Brabant

Portefeuilleverdeling

De portefeuilleverdeling tussen beide bestuurders heeft in 2017 een kleine wijziging ondergaan. Per 1 oktober 2017 is de afdeling Digitale Innovatie & Transformatie (DIT) opgericht die deel uitmaakt van de portefeuille van de bestuursvoorzitter. De portefeuilleverdeling staat op de website van Woonstad Rotterdam en in navolgende tabel.

voorzitter

lid

Verhuur & Wijkbeheer

Vastgoedbeheer & -ontwikkeling

Stadswonen Rotterdam

 

Commerciële Activiteiten

 

Strategie & Communicatie

Finance & Control

 

Portefeuillemanagement*

Bestuurlijke & Juridische Zaken

Facilitaire Zaken

Personeel & Organisatie

Informatie & Communicatie Technologie

Digitale Innovatie & Transformatie

Interne Audit Dienst

  • * hiërarchische aansturing door lid RvB, inhoudelijke aansturing door voorzitter en lid RvB gezamenlijk

Deskundigheid

Beide bestuurders scholen zich permanent bij en houden hiermee hun deskundigheid op peil. In de Aedes regeling is de norm op 108 PE punten per drie jaar gelegd. De tabel laat de behaalde PE punten gedurende drie jaar zien.

PE-punten

2017

2016

2015

totaal

M.B.T. Molenaar

156

80

3

239

R.J. Feenstra

50

48

57

155

Overleg

Ondernemingsraad

De (voorzitter van de) Raad van Bestuur heeft in 2017 zes keer formeel vergaderd met de Ondernemingsraad en regelmatig informeel daarmee gesproken. Daarnaast is de Ondernemingsraad in vele informatieve gesprekken betrokken bij de voorbereiding van de ondernemingsstrategie. Eind 2016 vonden verkiezingen plaats voor een 'nieuwe' OR en begin 2017 is hiermee uitvoerig gesproken over de onderlinge samenwerking. De samenwerkingsovereenkomst (Convenant 2013-2016) is ongewijzigd voortgezet (Convenant 2017-2019).

In 2017 heeft de OR geadviseerd over en ingestemd met:

  • de afdelingsreorganisatie I&A en VGBO

  • het Arbobeleid

  • een bedrijfsarts/casemanager

  • het beoordelingssysteem

  • een calamiteitenrooster

  • de Klokkenluidersregeling

  • de Nevenwerkzaamhedenregeling

  • de overgang van de klantenservice Stadswonen Rotterdam naar Klantcontactcentrum Woonstad Rotterdam,

  • het Privacyreglement

  • de verplichte collectieve vrije dagen voor 2018

De OR doet elders in deze jaarstukken verslag van haar werkzaamheden. Het bestuur bedankt de OR voor haar positieve bijdragen en de prettige samenwerking.

Stichting Klantenraad Woonstad Rotterdam

De huurders en overige klanten (ondernemers, VvE-leden) van Woonstad Rotterdam worden vertegenwoordigd door de Klantenraad. In het verslagjaar heeft de Klantenraad meerdere keren formeel vergaderd met een vertegenwoordiger van Woonstad Rotterdam, onder andere met het bestuur en met een afvaardiging van de Raad van Commissarissen.

De Klantenraad heeft intensief meegedacht en meegepraat in het voorbereidingstraject van de ondernemingsstrategie, een belangrijke en betekenisvolle bijdrage. Verder hebben Woonstad Rotterdam en de Klantenraad meerdere keren met elkaar gesproken over het thema betaalbaarheid, onder andere tijdens een inspiratiesessie Effectief Betaalbaarheidsbeleid op 13 november 2017. Dit heeft geresulteerd in een succesvol voorbereidingstraject voor de huurverhoging 2018.

Na onderhandeling heeft de Klantenraad de prestatieafspraken met de gemeente mede ondertekend. Deze onderhandelingen namen veel tijd in beslag. Het bestuur en de Klantenraad hebben in thema’s rond betaalbaarheid, beschikbaarheid en duurzaamheid gezamenlijk opgetrokken richting de gemeente.

De Klantenraad is voor Woonstad Rotterdam een belangrijke partner in het gesprek met externe stakeholders, bijvoorbeeld op het gebied van het programma Langer Thuism, de betaalbaarheid van woningen en het duurzaamheidsprogramma. Tot slot kijkt Woonstad Rotterdam terug op een succesvolle Klantendag op 7 oktober 2017 (Woonstad Woondag) die in co-creatie met de Klantenraad werd georganiseerd. De Klantenraad doet elders in deze jaarstukken verslag van de werkzaamheden. Het bestuur bedankt de Klantenraad voor haar positieve bijdragen en de prettige samenwerking.

Stichting Huurdersbelang Stadswonen

Huurders van het bedrijfsonderdeel Stadswonen Rotterdam zijn georganiseerd in de Stichting Huurdersbelang Stadswonen (SHS). De SHS is gesprekspartner van Woonstad Rotterdam voor zaken die uitsluitend betrekking hebben op Stadswonen Rotterdam en haar huurders (studentenhuisvesting). Zeven keer heeft de SHS in 2017 formeel vergaderd met de Raad van Bestuur en/of vertegenwoordigers daarvan, onder andere over de ondernemingsstrategie. Ook is eenmaal gesproken met een afvaardiging van de Raad van Commissarissen.

SHS en Stadswonen Rotterdam hebben meerdere malen gesproken over zaken als duurzaamheid (in relatie tot betaalbaarheid), bestendiging van de servicekostenpost Inventaris, de afrekening servicekosten en het (jaar)programma voor het planmatig onderhoud. Beide partijen hebben goed en soms zeer intensief samengewerkt op het gebied van verhuur, de actualisatie van de (huur)voorwaarden en de Handleiding Beheer, maar ook op het bezien van de toekomstbestendigheid van zaken als de collectieve Kabel TV en internet (KennisGlas). De SHS heeft de prestatieafspraken mede ondertekend. De SHS doet elders in deze jaarstukken verslag van de werkzaamheden. Het bestuur bedankt de SHS voor haar positieve bijdragen en de prettige samenwerking.

Gemeente Rotterdam

Medio 2017 heeft Woonstad Rotterdam een zogeheten Bod Prestatieafspraken uitgebracht en aan het einde van dat jaar zijn de prestatieafspraken met de gemeente en een vertegenwoordiging van de huurders (Klantenraad en SHS) getekend. Evenals in 2016 gaat het om afspraken voor één jaar, onder andere over bouwproductie, duurzaamheid, leefbaarheid en NPRZ. Belangrijke onderleggers voor de prestatieafspraken zijn onder andere de Prestatieafspraken 2016, de gemeentelijke Woonvisie, het Scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB en de realisatie van de nieuwe ondernemingsstrategie van Woonstad Rotterdam.

Naast het formele overleg over de prestatieafspraken is, vaak samen met collega corporaties of als Woonstad alleen, op tal van terreinen permanent de dialoog gevoerd. Naast bestuurlijke contacten met het college van B&W, afzonderlijke wethouders en raads- en gebiedscommissies, zijn er ook veel contacten geweest op ambtelijk niveau. Voorbeelden zijn het platform bijzondere doelgroepen, diverse NPRZ-overleggen, overleg met de directies van Stadsontwikkeling en Maatschappelijke Ontwikkeling, Veiligheid, Onderwijs en Energietransitie en het programmabureau Duurzaamheid.

Overleg Externe Toezichthouders (AW, AP, WSW)

In 2017 was er regulier overleg tussen de Raad van Bestuur en een vertegenwoordiging van de Autoriteit Woningcorporaties (AW). Het belangrijkste onderwerp van gesprek met de AW betrof het voorstel voor de administratieve scheiding, de AW heeft op 30 oktober 2017 het voorstel van Woonstad Rotterdam definitief goedgekeurd.

Daarnaast voerde de AW in september 2017 een governance inspectie uit. Belangrijke gesprekspunten waren de samenwerking van het bestuur met de Raad van Commissarissen, de werkwijze van de RvC en de RvB, de inrichting en effectiviteit van de organisatie en integriteit. De Autoriteit Woningcorporaties concludeert dat de governance van Woonstad Rotterdam voldoet aan de criteria voor good governance, de uitgevoerde inspectie geeft geen aanleiding tot het doen van interventies en er zijn geen nadere vragen gesteld.

Met de Autoriteit Persoonsgegevens zijn in 2017 geen contacten geweest.

In het kader van het jaarlijkse beoordelingsgesprek is met het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) in 2017 onder meer gesproken over: ontwikkeling strategie, beoordeling van de 24 business risks, portefeuillestrategie, de kwaliteit van het bezit en risicomanagement. Het WSW concludeert dat Woonstad Rotterdam een beheersbaar risicoprofiel heeft en als gevolg daarvan blijft de risicoclassificatie ongewijzigd. Het WSW heeft de borgbaarheidsverklaring verstrekt op 16 januari 2018 en het borgingsplafond gehandhaafd op € 1.568 miljoen.

Overleg overige belanghebbenden (stakeholders)

Woonstad Rotterdam besteedt veel aandacht aan het overleg met relevante belanghebbende partijen om het wederzijdse beleid en/of ontwikkelagenda op elkaar af te stemmen. De belangrijkste relevante belanghebbenden zijn hiervoor genoemd (bewoners, toekomstige bewoners, gemeente, toezichthouders en WSW). Daarnaast is in 2017 zowel als onderdeel van de voorbereidingen van de nieuwe ondernemingsstrategie, als ook in het kader van de nieuwe ondernemingsstrategie gesproken met een groot aantal partijen. Met hogere overheden (provincie, stadsregio, Metropoolregio Rotterdam-Den Haag, het waterschap, Roadmap Next Economy), met maatschappelijke organisaties (zorg, onderwijs), commerciële partijen, de sector en met kennisorganisaties (Brede Stroomversnelling, Clean Tech Delta, Blue City, TU Delft, Platform funderingen en Platform31). Het register van belanghebbende partijen (te vinden op de website van Woonstad Rotterdam) wordt na vaststelling van de ondernemingsstrategie herijkt.

Verbindingen

Eind 2016 had Woonstad Rotterdam zes verbindingen, eind 2017 vijf: een holdingmaatschappij en vier deelnemingen. In het afgelopen jaar is de inactieve tussenholding opgeheven. De statuten van de holdingmaatschappij en deelnemingen zijn aangepast aan de eisen van de Woningwet. Meer informatie over de verbindingen is te vinden in de jaarrekening.

Governancecode

Woonstad Rotterdam houdt zich aan de bepalingen uit de Governancecode Woningcorporaties. Alle hierin genoemde reglementen en regelingen zijn verwerkt in diverse werkprocessen. Relevante documenten zijn op de website gepubliceerd, een aantal daarvan is in het afgelopen jaar aangepast aan de Woningwet.

Compliance

Woonstad Rotterdam heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in compliance. Het wordt beleefd als een zaak van de gehele organisatie, waarbij de Raad van Bestuur en het management een voorbeeldfunctie hebben. In de afgelopen jaren is onder andere een Compliancestatuut opgesteld, evenals interne beleidsregels omtrent de inrichting en werking van de compliancefunctie. Onderdeel daarvan is dat er wordt gewerkt met een Jaarplan Compliance. Er is gewerkt langs drie lijnen:

  • Periodiek vindt overleg plaats tussen Juridische Zaken en proceseigenaren. Daarin vindt afstemming plaats over relevante ontwikkelingen in de wet- en regelgeving en eventueel benodigde acties.

  • Verantwoord gedrag wordt gestimuleerd. Zo is er een onderzoek uitgevoerd naar de soft controls en een meerjarig programma in gang gezet om het onderwerp integriteit goed te verankeren.

  • Compliance is opgenomen in de risicoregisters en risicoanalyses. Ook maakt Compliance deel uit van de audits door de Interne Audit Dienst.

In 2017 is er veel aandacht besteed aan de Woningwet en de privacywetgeving.

Woningwet

In juli 2015 werd de Woningwet van kracht, een wet met grote gevolgen voor de governance. De implementatie is volgens planning afgerond. Belangrijke zaken die in 2017 speelden zijn:

  • het ontwerp scheidingsvoorstel (administratieve scheiding) is goedgekeurd

  • de administratieve scheiding is met ingang van 1 januari 2018 verwerkt in de (financiële) systemen

  • onderdelen van werkprocessen en een aantal formele documenten zijn gewijzigd conform de wettelijke bepalingen

  • eind 2017 heeft een extern bureau een compliance toets op de Woningwet uitgevoerd, de uitkomst was positief en er resteren geen acties

Beveiliging persoonsgegevens, privacy

Het onderwerp beveiliging van persoonsgegevens en privacy is voor Woonstad Rotterdam van groot belang. Met ingang van 25 mei 2018 vervangt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens. Woonstad Rotterdam werkt met een intern Privacyteam dat de opdracht heeft om ervoor te zorgen dat Woonstad Rotterdam goed voorbereid is op de nieuwe wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Dit gebeurt op basis van een werkplan.

Terugkijkend op 2017 is het algemene beeld dat Woonstad Rotterdam en haar medewerkers zich steeds meer bewust zijn van de privacy en de noodzaak om de privacyregelgeving optimaal in te bedden in de werkprocessen. Eind 2017 heeft een gespecialiseerd bureau een nulmeting uitgevoerd naar de privacy- en informatiebeveiliging in het algemeen. Dit geeft inzicht in wat er de komende jaren nog moet gebeuren.

In 2017 waren onder meer de volgende zaken aan de orde:

  • beleid Databeveiliging uitwerken, publiceren (statement) en implementeren, technische voorzieningen op niveau (ISMS standaard) brengen

  • organisatie en werkwijze aangaande databeveiliging en privacy uitwerken, opstellen Model Data Protection Impact Assessment

  • privacy audit op klantgerichte processen, dataregisters opstellen, bijstellen en/of afsluiten van (bewerkers)overeenkomsten

  • vraagbaak en operationele advisering , communicatie, scholing en voorlichting

Kerntaak van Woonstad Rotterdam (in de zin van de AVG) is het verwerken van persoonsgegevens bij het kunnen uitvoeren van haar diensten en/of producten. De AVG stelt eisen aan de interne organisatie. Woningcorporaties kunnen een onafhankelijke Data Protection Officer (Functionaris Bescherming Persoonsgegevens, voorheen privacyofficier) aanstellen, maar de AVG verplicht dit niet. Woonstad Rotterdam heeft onderzocht of het zinvol is om dit te doen en besloten om geen DPO aan te stellen: het interne Privacyteam is uitgebreid met de Interne Audit Dienst (IAD) en geeft op efficiënte wijze invulling aan de benodigde taken.

In 2017 zijn enkele interne meldingen gedaan inzake een incident met gegevens. Geen van de meldingen voldeed aan de criteria van een datalek, dus melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens was niet vereist. Wel zijn waar nodig maatregelen ter verbetering getroffen.

Integriteit

Het is van groot belang dat iedereen die bij Woonstad Rotterdam werkt, zich volstrekt integer gedraagt. Dat gaat verder dan het naleven van regels. Het onderkennen van dilemma's, het daarover transparant durven/kunnen zijn en daarbij als management de juiste ondersteuning kunnen bieden hoort daar evenzeer bij. Woonstad Rotterdam heeft weinig incidenten gekend, maar we zijn in 2017 gestart met een meerjarig programma dat gericht is op het versterken van de soft controls van de organisatie en het vergroten en faciliteren van de Awareness van allen met betrekking tot maatschappelijk gewenst gedrag. Dit traject bestaat uit een online tool met dilemma's en stellingen die individueel wordt ingevuld. Op basis van de uitkomsten zijn workshops voor gespreksleiders en integriteitsdiscussies in de teams georganiseerd. Als onderdeel hiervan wordt ook de gedragscode herzien.

In 2017 zijn twee incidenten gemeld, waarbij er mogelijk sprake was van schending van de interne gedragscode. Deze zijn onderzocht. In één geval was er geen sprake van schending van de interne gedragscode. In het andere geval bleek dat er sprake was van (de schijn van) belangenverstrengeling en heeft een medewerker een schriftelijke waarschuwing gekregen. Een externe medewerker die hierbij betrokken was heeft Woonstad Rotterdam vroegtijdig verlaten.

Alle woningcorporaties ontvingen van de Autoriteit Woningcorporaties een conceptbrief, waarin aandacht wordt gevraagd voor het inhuren van personeel uit netwerken van professionals. Binnen deze netwerken zou de heimelijke afspraak zijn gemaakt dat ingehuurde professionals op leidinggevende posities een aanbrengvergoeding ontvangen bij het inhuren van anderen uit het netwerk. Er zou worden afgezien van uitgebreide selectieprocedures. De IAD heeft dit voor Woonstad Rotterdam onderzocht en geen integriteitsproblemen gesignaleerd. Wel zijn er aanbevelingen gedaan ter verbetering van de risicobeheersing en die worden opgepakt.